Định khoản kế toán là một phần trong công việc mà kế toán cần phải làm. Thế nhưng vẫn có một số bạn còn lóng ngóng, thao tác không được nhanh nhẹn khi làm việc. Dưới đây, mình sẽ chỉ ra 5 sai lầm thường khiến kế toán định khoản sai; nhất là những bạn mới vào nghề còn thiếu kinh nghiệm. Hãy tham khảo bài viết sau để rút ra kinh nghiệm cho bản thân nhé.
1. Không ghi nhớ danh mục hệ thống tài khoản
Lý do đầu tiến khiến các bạn kế toán định khoản sai đó là không ghi nhớ đầy đủ; chính xác danh mục hệ thống tài khoản. Đây là công cụ cơ bản, thiết yêu các bạn cần học thuộc và nắm rõ trong lòng bàn tay; thì mới có thể biết định khoản thế nào, dùng tài khoản nào cho đúng.
Biết rằng, hệ thống tài khoản không phải dễ nhớ và nắm được trong ngày một ngày hai. Khi còn đi học, bạn nên cố gắng nhớ được các tài khoản cấp 1. Sau đó, khi đi làm, công việc đòi hỏi định khoản phải định khoản rõ ở tài khoản cấp thấp nhất để chi tiết hơn. Khi làm việc thường xuyên, tự nhiên bạn sẽ ghi nhớ được hết tài khoản thôi.
2. Không phân biệt được cách sử dụng từng nhóm tài khoản
Một sai lầm nữa mà các kế toán thiếu kinh nghiệm thường mắc phải, đó là không phân biệt được cách sử dụng từng nhóm tài khoản.
- Nhóm tài khoản Tài sản – loại 1, 2: Là những tài sản thuộc sở hữu của Doanh nghiệp phát sinh tăng được ghi bên Nợ, phát sinh giảm được ghi bên Có. Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm ở bên Nợ. Tài sản thì mang lợi ích kinh tế trong tương lai khi chúng ta sử dụng nó. Đây là nguyên tắc các bạn chỉ cần ghi nhớ, không cần thắc mắc hay chứng minh là tại sao lại thế. Ví dụ: Oto, xe máy, máy móc, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,…
- Nhóm tài khoản Nguồn vốn – loại 3,4: Nguồn vốn là nguồn hình thành lên Tài sản. Hiển nhiên, một tài sản nào cũng có nguồn hình thành: có 2 nguồn hình thành nên tài sản là Nợ phải trả – loại 3; và Vốn chủ sở hữu – loại 4. Cách để ghi nhớ nhanh là học thuộc tính chất tài khoản loại 1,2 và suy ra tính chất tài khoản 3,4. Tính chất loại 3 và 4 ngược lại so với tài khoản loại 1,2. Khi phát sinh tăng thì tài khoản loại 3,4 được ghi bên Có; phát sinh giảm được ghi bên Nợ. Số dư đầu kỳ và cuối kỳ nằm ở bên Có. Ví dụ: Máy móc thiết bị (loại 1) được sinh ra từ vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp (loại 4).
- Nhóm tài khoản Doanh thu – loại 5,7: Khi phát sinh tăng doanh thu được ghi nhận bên Có; phát sinh giảm bên Nợ là do cuối tháng được kết chuyển vào loại 9; để xác định kết quả hoạt động kinh doanh xem lãi hay lỗ. Và doanh thu phát sinh khi chúng ta thực hiện bán hàng hoá hoặc cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Ví dụ: Công ty bán đồ nội thất cho khách hàng, khách hàng trả tiền thì công ty ghi nhận doanh thu và thu nhập khác (loại 5,7).
- Nhóm tài khoản Chi phí – loại 6,8: Tương tự như nhóm 1,2 và nhóm 3,4 đối ngược nhau. Tài khoản nhóm 6,8 có tính chất ngược với tài khoản 5,7. Khi có phát sinh tăng chi phí được ghi nhận bên Nợ; phát sinh giảm ghi bên Có là do cuối tháng kết chuyển sang loại 9 để xác định kết quả kinh doanh. Chi phí chỉ mang lại lợi ích kinh tế trong kỳ hiện tại mà nó phát sinh; không mang lại lợi ích kinh tế trong các kỳ kinh tế tiếp theo. Tức là chỉ mang lại lợi ích kinh tế của 1 tháng.
3. Không nắm rõ bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Muốn trở thành một kế toán viên chuyên nghiệp, bạn phải nhanh nhạy trong xử lý các tình huống kế toán phát sinh. Ví dụ, khi một nghiệp vụ kinh tế kế toán phát sinh thì bạn cần nắm được bản chất của nghiệp vụ đó. Như vậy, bạn mới định khoản được chính xác nó thuộc tài khoản nào; Nợ – Có ra sao.
Để nắm được bản chất nghiệp vụ, chẳng có cách nào khác ngoài việc không ngừng học hỏi và tích lũy cho mình kinh nghiệm, kỹ năng.
4. Không nắm được tính chất ghi sổ Nợ – Có của nhóm tài khoản từ loại 1 đến 9
Về phát sinh Tăng – Giảm với từng loại tài khoản:
- Tài khoản loại 1, 2, 6, 8: Phát sinh Tăng ghi bên Nợ; phát sinh Giảm ghi bên Có.
- Tài khoản loại 3, 4, 5, 7: Phát sinh Tăng ghi bên Có; phát sinh Giảm ghi bên Nợ.
Lưu ý: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, để định khoản chính xác, bạn cần xem nghiệp vụ đó liên quan TK nào, thuộc loại nào; phát sinh Tăng hay Giảm để biết ghi bên Nợ, bên Có. Đây là nguyên tắc bạn cần nắm được trong lòng bàn tay; không cần chứng minh hay tìm lý do tại sao.
Về số dư tài khoản của từng nhóm tài khoản:
- Nhóm tài khoản loại 1, 2: Số dư cuối kỳ bên Nợ = số dư đầu kỳ bên Nợ 1,2 + Phát sinh tăng bên Nợ – Phát sinh giảm bên Có.
- Nhóm tài khoản loại 3, 4: Số dư cuối kỳ bên Có = số dư đầu kỳ bên Có 3,4 + Phát sinh tăng bên Có – Phát sinh giảm bên Nợ.
- Nhóm tài khoản loại 5,6,7,8,9: Không có số dư. Số dư = 0. Tổng phát sinh bên Nợ = Tổng phát sinh bên Có. Bởi đây là tài khoản kết chuyển xác định kết quả kinh doanh; phát sinh bao nhiêu thì kết chuyển bấy nhiêu vào TK 911.
5. Không có tài khoản ghi Nợ và ghi Có khi làm nghiệp vụ kế toán
Điều cơ bản nhất bạn cần nhớ khi xử lý nghiệp vụ kế toán phát sinh là phải có ít nhất 2 tài khoản. Một tài khoản ghi Nợ, một tài khoản ghi Có. Cũng sẽ có trường hợp có 3 tài khoản trở lên. Cuối cùng đừng quên, tổng số tiền bên Nợ phải bằng tổng số tiền bên Có.
Trên đây là 5 lỗi sai thường thấy khiến kế toán định khoản sai. Với những bạn kế toán mới vào nghề, còn ít kinh nghiệm, lúng túng trong định khoản kế toán cần trau dồi cho mình thêm nhiều kiến thức, kỹ năng. Hy vọng thông tin hữu ích cho bạn. Chúc bạn thành công!
Xem thêm:
Hướng dẫn thủ tục thanh lý nhượng bán tài sản cố định
Bí quyết hạch toán và xử lý khoản nợ phải thu khó đòi
Bật mí cho kế toán cách xử lý khách hàng không chịu đối chiếu công nợ
